ОТДЕЛ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

    Научно-справочный аппарат (НСА) к архивным фондам является составной частью единого процесса научно-информационной деятельности архива, эффективность которой зависит от полноты сведений о документах в системе НСА, а также наличия качественного учетно-контрольного аппарата в организации необходимого порядка в размещении дел, строго учета и обеспечение физической сохранности документов.
   Эффективность функционирования НСА к документам Архивного фонда Омской области во многом также зависит от результатов описания документов и работы отдела НСА.
   Отдел научно-справочного аппарата является структурным подразделением областного Исторического архива.

Основные задачи отдела:

- организация и проведение работы по описанию различных документов (управленческой, научно-технической документации, документов личного происхождения, фотографий, изобразительных материалов, книг и др.);

- осуществление работы по переработке и усовершенствованию описей к фондам с созданием качественного полноценного НСА;

- подготовка исторических справок и обзоров к фондам Исторического архива;

- организация и проведение работ по пополнению взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов Исторического архива:

- создание, развитие и совершенствование системы научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Архивного фонда Омской области;
- создание и развитие автоматизированных архивных справочников и формирование автоматизированной системы научно-справочного аппарата (АСНСА);

- ведение (учет, анализ, усовершенствование традиционной и развитие автоматизированной) единой системы внутриархивных каталогов ГУ «ИсА» с учетом нового «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ»;

- выявление уникальных и особо ценных документов;

- проведение работ по экспертизе ценностей документов;

- организация пропаганды (выставки, презентации, статьи и т.д.) архивных документов по фондам личных фондообразователей;

- оказание практической помощи исследователям, сотрудникам архивов, студентам при обращении к каталогам и тематическим базам данных.

      Описание, усовершенствование, переработка, как основные виды работ по улучшению качества описей, как основного архивного справочника, позволяют ежегодно описывать 5-6 фондов личного происхождения.
  Среди них фонды омского писателя М.С. Шангина; ветерана правоохранительных органов, краеведа Т.П. Голубовича; депутата Государственной Думы, профессора С.Н. Бабурина; главного оператора Омской студии телевидения ГТРК «Иртыш» В.Н. Печурина и др. Результат: формируется личностная история из документов наших земляков.
    Описано 709 вторых экземпляров метрических книг по ф. № 16 «Омская духовная консистория». Результат: гарантия точного ответа при исполнении запросов, т.к. актовые записи порой бывают только во втором экземпляре.
   Ежегодно проводится экспертиза ценности писем граждан социально-правового характера, поступивших в архив (от 4 до 15 тыс.). Из отобранных писем описываются архивные коллекции. Результат: идёт формирование документальной социальной истории.
   Отдел ежегодно усовершенствует и перерабатывает старые описи к 4-6 фондам, создавая полноценный НСА к ним. С 2003 года специалистами отдела проводится усовершенствование НСА к дореволюционным фондам, где переработка описей нежелательна. Что сделано:
   К дореволюционным фондам составлены новые исторические справки, предисловия и т. д. Результат: эффективность функционирования НСА и помощь исследователям.
    Сотрудниками отдела разработано 69 указателей к 98 описям фондов, из них 10 указателей и 100 описей в электронном режиме. Виды указателей: хронологический, предметно-тематический, алфавитно-предметный, именной, географический и 2 указателя к личным фондам: М.Шангина, омского писателя и И.Л.Коновалова, омского лепщика-реставратора. Результат: оперативный поиск документов по понятиям, темам, предметам, датам.
   С целью создания обзоров подготовлен темати-ческий обзор к фонду Р-662 «Омский Совет рабочих, крестьянских и солдатских депутатов ». Составлены все виды НСА: предисловие, историческая справка фондообразователя, справка по истории фонда, характеристика содержания документов фонда, список сокращений, именной и географический указатели, оглавление. Результат : введены новые документы в научный оборот, оказана помощь начинающим исследователям в ориентировке по составу документов;
   Тематическая разработка фондов (каталогизация) проводится ежегодно, но с 2004 года прекращена в связи с созданием электронного каталога и переводом систематического каталога (СК) на электронный режим. Перевод ведется по именному каталогу и в БД введено -7108 записей. Результат: сокращение затрат на написание карточек и на поиск нужной информации.
   В Систематическом каталоге в настоящее время около 160 тыс. карточек и он пополняется за счет попутной каталогизации в процессе других видов работ: описание документов, выявление УД, ОЦД и т.д. Результат: обеспечен комплексный подход в работе, идёт поиск информации в предметно-аспектном направлении по документам всего архива и в дальнейшем создается база для формирования новых архивных справочников на основе нового «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ».
   Выполнена научно-исследовательская работа, заявленная по зоне Сибири «Постановка, разработка и внедрение ПК «ScanDoc» с использованием лазерных технологий. Результат: на основе ПК «ScanDoc» впервые создали полнотекстовые БД по личным фондам: «Г.М. Ипатова, бывший начальник архивного управления» (Р-3237) и «Ф.К. Надь, омский краевед» (Р-2915). Подобные технологии дают возможность оперативного поиска и просмотра на экране монитора документов, видеофотоматериалов, прослушивание фонозаписей, не заказывая их, т.о. обеспечивается также сохранность подлинных документов.
   В 2006 году завершена работа по созданию БД «Справочник документов по личному составу, храняшихся в Историческом архиве Омской области и его филиале в г. Таре». Результат: оперативный поиск информации.
   Благодаря информационно-поисковым и учетно-контрольным функциям НСА в Историческом архиве Омской области сложилась традиционная система научно-справочного аппарата (СНСА) и создается автоматизированная система (АСНСА), которые позволяют ориентироваться о составе и содержании документов с учетом интересов потребителей ретроспективной информации.
   Однако просим учесть, что с 2009 года наш архив организовался на базе двух областных архивов: Государственный архив Омской области и Центр документации новейшей истории, и весь НСА бывшего Центра документации будет вливаться в единую систему АРХИВНЫХ СПРАВОЧНЫХ СРЕДСТВ Исторического архива Омской области.

Для исследователей

Виртуальные выставки

Поиск по сайту:

Для тех, кто комплектует архив

Центр изучения истории Гражданской войны