И.П. НИКОЛАЕВА
г. Омск, Исторический архив Омской области

ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ В КАЗЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ «ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ»

В течение последних лет все более важное значение приобретают вопросы внедрения современных информационных и телекоммуникационных технологий во все сферы деятельности нашего общества, темпы развития которого диктуют свои условия. Активно внедряются системы электронного документооборота, осуществляется перевод на оперативный обмен документами в электронном виде, обращается особое внимание на возможности предоставления государственных услуг в электронной форме.
Не являются исключением и архивы, одной из основных задач которых в нынешних условиях становится своевременное и качественное обеспечение информационных нужд государства и общества, в число которых входит и организация архивного хранения электронных документов.
Работа с электронными документами – сравнительно новый вид деятельности для архива, методические документы по которому уже разработаны, но еще не в полной мере опробованы (например, рекомендации по данной теме были изданы ВНИИДАД в 2012 и 2013 гг.: «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов» (М, 2012); «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (М, 2013); «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» (М, 2013) и др.).
Виды электронных документов, находящихся на хранении в казенном учреждении Омской области «Исторический архив Омской области» (далее по тексту – КУ ИсА), не дают возможности всестороннего анализы работы с электронными документами.
Для совершенствования работы с электронными фото- и видеодокументами в КУ ИсА разработано «Методическое пособие по составлению архивных описей фотодокументов» (утверждено руководителем КУ ИсА 29 августа 2013 года), решением экспертно-методической комиссии архива от 28 ноября 2013 года № 11/1 согласована форма описи электронных видеодокументов организаций-источников комплектования КУ ИсА, завершается разработка методического пособия по составлению архивных описей видеодокументов. На 2015 год запланирована работа по созданию Методических рекомендаций по ведению учетных документов архива, в содержание которых войдет и специфика учета электронных документов архива.
Комплектование электронными фото-и видеодокументами осуществляется по двум направлениям: в составе фонда кинофотофонодокументов (далее – фонд КФФД) архива и в составе фондов организаций-источников комплектования.
Появление электронного фотодокумента не вызвало затруднений в организации комплектования и хранения фонда КФФД архива. Широкое распространение в конце XX века цифровой информации органично вписалось в заложенную в 1960-х годах систему нефондовой организации учета, в основу которой легла классификация фотодокументов по носителю информации. Наряду с уже существующими описями негативов, описями негативов на стекле, описями позитивов появилась опись электронных фотодокументов. Выделение последней в качестве самостоятельного элемента учета в фонде КФФД обусловлено не только иным типом носителя информации, но и сменой понимания того, что является единицей учета, а что – единицей хранения электронных фотодокументов. Так, если единицей хранения фотодокументов является физически обособленные кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом), то единицей хранения электронных фотодокументов – контейнер, т.е. упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные ; если единицей учета фотодокументов является один или несколько фотодокументов, отображающих одно событие, то единицей учета электронных фотодокументов – один электронный фотодокумент (снимок/файл).
В ситуации, когда на хранение поступает и электронный фотодокумент, и фотоотпечаток с него, за основание для описания таких фотодокументов берется электронный фотодокумент, потому что электронный фотодокумент является первоисточником (оригиналом), а фотоотпечаток всего лишь копией с него.
Видеодокументы поступают в фонд КФФД архива в незначительных количествах, поэтому по сегодняшний день они формируются в единую опись вне зависимости от вида носителя.
От организаций-источников комплектования электронные документы поступают по отдельным описям фото-и видеодокументов, составленным в установленном порядке.
Единицы хранения электронных документов размещаются в системе хранения данных КУ ИсА EMC VNX 5300 общим объемом 20 Тб с регуляруемым автоматическим резервным копированием. Данная система относится к новому поколению унифицированных систем хранения данных ЕМС, оптимизированных для виртуализированных приложений. Система приобретена в 2012 году в рамках долгосрочной целевой программы Омской области «Электронное Правительство Омской области (2010 – 2015 годы)». На сегодняшний день система активно наполняется электронными копиями архивных документов (в соответствии с поручением Президента РФ о переводе в электронный вид к 2015 году 20% архивных фондов), заполнена на 50% и, в случае увеличения количества поступающих в архив электронных документов, появится необходимость в увеличении объема системы, а, соответственно, и финансовых вложений. Следует отметить, что в 2014 году в соответствии с Концепцией создания и развития государственной информационной системы Омской области «Электронный архив Омской области» на 2014 – 2019 годы, реализуемой в рамках государственной программы Омской области «Информационное общество Омской области (2014 – 2019 годы)», запланировано приобретение и ввод в эксплуатацию страховой системы хранения данных, которая позволит свести к минимуму риски утраты информации.
Единицы хранения электронных документов на дисках размещаются в деревянных каталожных ящиках и шкафах, находящихся в отдельном хранилище фото-фоно-видеодокументов вместе с названными категориями документов на других носителях (бумага, пленка, стекло и проч.), оборудованном в соответствии с предъявляемыми требованиями.
Все поступившие электронные фотодокументы приводятся к единому формату JPEG (формат, сочетающий хорошее качество изображения и небольшой объем) и размещаются в программном комплексе «Электронный архив» в разделе «Фото-фоно-видеокаталог». «Фото-фоно-видеокаталог» представляет собой базу данных, позволяющую вести поиск по одному или нескольким ключевым словам в пределах граф: рубрика/подрубрика, описание ед.хр., аннотация, примечание, поисковые данные, крайние даты. К каждой записи базы данных прикреплен электронный фотодокумент, который можно увеличить, сохранить или скопировать.
Доступ к базе имеют все сотрудники профильных специальностей КУ ИсА на рабочих местах, объединенных локальной сетью (в т.ч. филиал в г. Таре), и посетители читального зала.
В ПК «Электронный архив» предусмотрена возможность прикрепления к записям баз данных электронных видео-и фонодокументов. Эта работа планируется на перспективу, но в настоящее время она не реализуется вследствие сокращения штатной численности специалистов основных направлений деятельности в КУ ИсА и решения других задач.
В целях определения потребностей, оценки возможностей и перспектив КУ ИсА и организаций-источников комплектования в вопросах комплектования, хранения и использования электронных документов на 2014 – 2015 годы архивом запланировано соответствующее исследование, которое состоит из нескольких этапов:
- анализ нормативных документов, исследование российского и зарубежного опыта по теме;
- подготовка анкетных форм для обследования степени готовности организаций и КУ ИсА к хранению и использованию электронных документов;
- проведение анкетирования в организациях-источниках комплектования;
- предложения по итогам исследования.
Проблемы хранения и использования электронных аудио-,видео-, фотодокументов в КУ ИсА:
- электронные документы приняты в 1 экземпляре, который выполняет функцию и основного, и рабочего экземпляра, что не соответствует последним нормативным требованиям;
- из-за недостатка штатной численности проверка физического состояния электронных документов проводится выборочно, что идет противоречит рекомендациям ВНИИДАД;
- перезапись на новый носитель при выявлении дефектов записи пока не проводилась.
Положительным моментом при всех вышеназванных отступлениях от правил является тот факт, что поступившие на хранение СD-диски с фотодокументами были скопированы в БД «Электронный архив КУ ИсА» раздел «Фотокаталог» и, таким образом, использование наиболее востребованной части электронных документов (фото) осуществляется путем обращения к электронному фонду пользования.
Рассматривая перспективы комплектования КУ ИсА электронными управленческими документами организаций-источников комплектования, следует отметить, что, согласно постановления Правительства Омской области от 07.10.2009 г. № 181-П «Об утверждении долгосрочной целевой программы «Электронное Правительство Омской области (2010-2015 годы)» все органы власти Омской области приступили к электронному взаимодействию на базе программного комплекса Lotus Notеs, а с 2013 года к ним присоединились муниципальные органы исполнительной власти. С этого момента можно говорить о появлении электронных документов в делопроизводстве органов власти на территории области.
С выходом в свет Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти Перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных образов, при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 29.04.2011 года № 32, можно говорить о начале нового этапа в организации работ с электронными документами (далее по тексту – ЭД) в организациях-источниках комплектования архивов.
В ответ на эти инициативы архивное управление Министерства государственно-правового развития Омской области (далее – МГПР) и Исторический архив Омской области рекомендовали в 2013 году органам власти Омской области составить Перечни документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов для осуществления своих полномочий (далее – Перечни ЭД). В итоге в 2013 – 2014 годах в 12 органах исполнительной власти перечни ЭД разработаны и согласованы с ЭПК МГПР, а затем по причине переподчинения Архивного управления, – ЭПК Министерства культуры Омской области. Еще в 12 органах власти Перечни ЭД находятся в стадии разработки или согласования.
Анализ согласованных Перечней показал, что 2% документов, указанных вних, ведение и хранение которых в электронном виде предусмотрено законодательством, имеют срок хранения ПОСТОЯНН0. Например: Реестр лицензий на осуществление розничной продажи той или иной продукции (Минэкономики), Реестр государственных гражданских служащих, Реестр муниципальных актов Омской области (МГПР) и пр.
До 30 % дел, указанных в Перечнях ЭД, имеют срок хранения 5 лет ЭПК. Например: Переписка с органами власти по основным вопросам деятельности, Документы по организации деятельности органа власти (докладные записки, информации).
Вместе с тем, органы власти столкнулись с проблемой идентификации подлинности ЭД ввиду краткосрочности действия сертификата ключей на электронную подпись (от 3-х месяцев до 1 года). На практике выход из данного положения был найден путем дублирования ЭД на бумажный носитель. Для бумажного дубликата ЭД разработан мастичный штамп, содержащий реквизиты: «Подписано электронной подписью», «фамилия, имя, отчество министра», № сертификата, «Подпись действительна», «Должность лица, ответственного за достоверность электронной подписи», (например: «начальник сектора ДОУ, подпись, дата»).
Вместе с тем существующие нормативы по работе с электронными документами, разработанные ВНИИДАД в 2012, 2013 гг., не дают ответа ни архивистам, ни организациям-источникам комплектования архива на следующие вопросы:
- в методических рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения ЭД в государственных архивах (ВНИИДАД, 2013) сохранен прежний порядок подготовки архивных документов к передаче из структурного подразделения в ведомственный архив – это проведение экспертизы ценности сотрудниками подразделения перед передачей дел в архив, составление сдаточной описи и сама передача;
-не понятно, на какой стадии делопроизводства ЭД постоянного хранения должен быть систематизирован и сформирован в контейнер ЭД для передачи в архив организации и далее в госархив: при создании, при смене сертификата электронной подписи или по истечении временного срока хранения документа в структурном подразделении;
-кроме того, непонятна процедура проведения экспертизы ценности ЭД и их отбора на постоянное хранение в организации, так как электронные документы накапливаются в органе власти в базы данных (далее – БД), т.е. в единые массивы данных, создаваемые структурными подразделениями в течение нескольких лет. При этом документы группируются электронной системой без привязки к конкретному структурному подразделению, а, например, по видам документов (переписка, распоряжения, законопроект и др.). Поэтому проводить экспертизу ценности ЭД силами специалистов структурных подразделений не логично, так как работники структурных подразделений заканчивают работу с документом на стадии разработки проекта. А у работников делопроизводственной службы и архивариуса органа власти нет соответствующей компетенции. Если же брать целиком БД без отбора и экспертизы, то хранение таких массивов документов, пусть в электронном виде, будет затратное;
- с выходом Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения ЭД в государственных архивах (ВНИИДАД, 2013) определен единый формат электронных документов PDF/A-1 для передачи в государственный архив. Вместе с тем, данные рекомендации не распространяются на органы и организации-источники комплектования госархивов, а соответственно и для организаций отсутствует обязательность форматирования ЭД в формате PDF/A-1. То есть, на сегодняшний день не определены единые обязательные форматы архивирования электронных документов для организаций любого уровня;
-не уточнено, какая служба в организации-источнике комплектования будет заниматься систематизацией и формированием в контейнер ЭД постоянного хранения. Если это архив организации, то в его штат должны быть введены не просто архивариусы, а еще и программисты. Либо служба автоматизации организации источника-комплектования должна заниматься не только автоматизацией рабочих процессов, но и организацией электронного документооборота и архивирования ЭД;
-не оговорено, с какого времени у архивистов появятся полномочия рекомендовать организациям параметры создания ЭД в формате, удобном для вливания в фонд пользования государственного архива.
Учитывая вышесказанное, следует отметить, что на сегодняшний день практики комплектования КУ ИсА управленческими ЭД нет. Работа ведется только с поступающими электронными фото- и видеодокументами. В органах власти создаются ЭД, но большая их часть– это документы временного срока хранения. А документы постоянного хранения выводятся на бумажный носитель с заверением обычными подписями должностных лиц.
Нерешенный вопрос идентификации подлинности электронного документа не позволяет комплектовать ими архивы организаций, а тем более передавать ЭД на постоянное хранение. Уже сегодня очевидна необходимость законодательно установить единый, обязательный формат для создания ЭД в организациях-источниках комплектования, который позволит обеспечить совместимость электронных ресурсов источников-комплектования и госархивов для создания единой информационной сети, обеспечив тем самым сохранение и развитие единого информационного архивного пространства.

 

Для исследователей

Виртуальные выставки

Поиск по сайту:

Для тех, кто комплектует архив

Центр изучения истории Гражданской войны