Е.В. ПЛИНТО
г. Омск, Исторический архив Омской области

КАТАЛОГ – ОСНОВНОЙ ЭЛЕМЕНТ
НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

Ретроспективная информация Государственного архивного фонда занимает важнейшее место в общем объеме информации, которой располагает наше общество. В Историческом архиве Омской области для удобства поиска документов имеется несколько самостоятельных каталогов: систематический каталог дореволюционного и советского периодов, именной каталог, фотокаталог, систематический каталог бывшего ЦДНИОО, систематический каталог Тарского филиала ИсА.
Систематический каталог Исторического архива Омской области – это межфондовый архивный справочник (карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации. Каталог создавался много лет, сконцентрировал в себе вторичную информацию, частично раскрывающую состав и содержание документов государственного архива.
Каталогизация документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.
В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. Систематические каталоги построены по схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.
В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Для именного каталога Исторического архива Омской области определен круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог: это лица, значимые для истории нашей области и города (известные деятели науки и искусства, представители государственной власти, труженики промышленности и сельского хозяйства и т.д.).
Система каталогов обеспечивает полноту сведений о содержании документов фондов архива. Дифференцированный подход при каталогизации заключается в определении очередности работы с документами и в степени обобщения при их описании на каталожных карточках. При выборе фондов для каталогизации учитывались: категория фонда, интенсивность и перспективы использования документов, состав и состояние системы научно-справочного аппарата архива. Первоначально каталогизация документов была попутной при выполнении других видов работ. Затем каталогизация стала целевой. В первую очередь каталогизировались фонды первой категории.
В каталог включены сведения, которые содержат информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждений его системы. Поэтому каталог с полным основанием можно считать историческим источником. При отборе сведений наиболее предпочтительны сведения о характере, направлении и итогах деятельности учреждения и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период (период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны, Великой Отечественной войны, а также периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей); учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.
Систематический каталог к документам фондов советского периода в государственном архиве Омской области начал создаваться в 1965 году по «Схеме единой классификации» издания 1962 года. В 1970 году в целях создания систематического каталога было отредактировано 3265 карточек, заиндексировано 3010, просистематизировано и влито в каталог 6492 тематических карточки (Р-715, оп.1, д.382, л.6). В 1971 году проводилась тематическая разработка документальных материалов протокольной части фонда Р-437 «Облисполком». Составлено 2173 карточки. Завершена тематическая разработка фонда Р-27 «Губисполком». Составлено 815 тематических карточек. Всего просмотрено 109 единиц хранения и составлено 5188 тематические карточки (Р-715, оп.1, д.397, л.6). В 1972 году отредактировано 6926 карточек, заиндексировано 6870 карточек, просистематизировано и влито в каталог 6851 тематических карточек (Р-715, оп.1, д.405, л.8). В 1975 году было отредактировано, заиндексировано, просистематизировано и влито в систематический каталог 6050 тематических карточек (Р-715, оп.1,д.435, л.13). В 1978 году составлено 2003 тематических карточек, они просистематизированы и влиты в каталог (Р-715, оп.1, д.495, л.10). В 1979 году составлено 2010 тематических карточек (Р-715, оп.1,д.517, л.14).
Работа по совершенствованию систематического каталога и переводу его на новую схему началась в 1981 году. В процессе работы проводилась экспертиза ценности тематических карточек, уточнялись индексы согласно новой схеме единой классификации. Всего за пять лет – с 1981 по 1985 гг.– в архиве тематической разработке было подвергнуто 76 фондов. За эти годы составлено и включено в систематический каталог 18733 тематических карточки. В 1978 году вышло в свет второе издание «Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)». «Схема единой классификации» – это информационно-поисковый язык, значительный по широте охвата, разработанный специально для классификационного анализа документов Государственного архивного фонда (Р-715, оп.1, д.563, л.1-3).
В 1983 году по госархиву и филиалу составлено 3775 тематических карточек. Отредактировано, заиндексировано, просистематизировано и включено в каталог 16582 карточки, в том числе в облгосархиве – 16017 карточек (Р-715, оп.1, д. 615, л.9).
С 1996 года по 2001 год была проведена целевая каталогизация 19 фондов для систематического каталога (составлено 12008 карточек) и 7 фондов для именного каталога (1250 карточек). В 2002– 2003 годах также продолжалась целевая и попутная каталогизация фондов. С 2004 года тематическая разработка (каталогизация фондов) была прекращена в связи с созданием электронного каталога и переводом систематического каталога на электронный режим. В 2014 году закаталогизированно 13 фондов, просмотрено 357 дел, взято на тематический учет 261 дело, составлено 1667 карточек (Р-715, оп.1, д.892, л.14).
В настоящее время каталоги архива существуют в карточном и в электронном вариантах (некоторые разделы). В связи с дальнейшей компьютеризацией пополнение каталогов в карточном варианте не предполагается. Электронный вариант систематического и именного каталогов пополняется очень активно. Разработана и внедрена программа «Протокол», которая заменила целевую каталогизацию документов на карточках. Вместе с тем этот каталог как архивный справочник и исторический источник по-прежнему является востребованным специалистами архива и исследователями.




Для исследователей

Виртуальные выставки

Поиск по сайту:

Для тех, кто комплектует архив

Центр изучения истории Гражданской войны