1.1. Настоящие Правила работы пользователей в читальных залах бюджетного учреждения Омской области «Исторический архив Омской области» (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», приказом Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации», приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
1.2. Правила регламентируют организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах бюджетного учреждения Омской области «Исторический архив Омской области» (далее – Архив).
1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов Архива и справочно-поисковых средств к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Плата за посещение читальных залов, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним в пределах установленной нормы не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются Архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.6. Распорядок работы читальных залов устанавливает директор Архива.
ул. Красный Путь д. 153/4, г. Омск: понедельник – четверг с 9-30 до 16-30 без перерыва на обед, последняя суббота месяца с 9-30 до 16-30 без перерыва на обед, пятница – неприемный день;
ул. Певцова д. 9, г. Омск: вторник, среда с 9-30 до 16-30 без перерыва на обед; понедельник, четверг, пятница – неприемные дни;
ул. Ленина д. 145, г. Тара Омской области: понедельник – четверг с 9-00 до 16-30 с перерывом на обед с 13-00 до 13-30, пятница – неприемный день.
1.7. Распорядок работы читальных залов может быть изменен в силу производственной необходимости. Информация об изменении графика работы читальных залов размещается на официальном сайте Архива.
2. ПОРЯДОК оформления пропуска пользователей в читальные залы архива2.1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, допускаются для работы в читальные залы на основании письма направивших их органов или организаций.
Пользователи, студенты образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования, допускаются для работы в читальные залы на основании письма учебного заведения с обоснованием необходимости работы с архивными документами.
Пользователи, учащиеся общеобразовательных школ, допускаются для работы в читальные залы на основании письма учебного заведения в присутствии преподавателей школ или руководителей иных детских коллективов.
2.2. Пользователи, ведущие исследовательские работы, допускаются для работы в читальные залы по личному заявлению на имя директора Архива (Приложение № 1).
Пользователи, не достигшие совершеннолетия, допускаются для работы в читальные залы с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Правил несовершеннолетним пользователем.
2.3. В письмах или личных заявлениях указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.4. Разрешение на работу в читальных залах дается директором Архива, директором филиала Архива в г. Таре на необходимый пользователям и сопровождающим их лицам срок, но не более чем на 1 год с оформлением пропуска.
2.5. После получения разрешения на работу в читальных залах пользователь знакомится с настоящими Правилами, заполняет анкету пользователя (Приложение № 2), предъявляет документ, удостоверяющий личность ведущему архивисту отдела использования и публикации документов в Архиве, архивисту 1 категории в филиале Архива в г. Таре, ответственным за работу читальных залов (далее – специалисты), и дает письменное согласие на обработку персональных данных.
2.6. Сопровождающие лица (законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальные залы на основании заполненной ими анкеты (приложение № 3).
2.7. Возможно дистанционное оформление пользователей в читальные залы и заказ дел через личный кабинет Единой архивной информационной системы на сайте Архива https://lk.iaoo.ru/.
2.8. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи (Приложение № 4).
Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
2.9. Срок работы в читальном зале продлевается Архивом по заявлению пользователя, письму направившей его организации, через личный кабинет пользователя. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.8 Правил. Об изменении темы или хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде специалистов читального зала.
2.10. Иностранным гражданам и лицам без гражданства необходимо за десять рабочих дней до предполагаемой даты посещения Архива направить на электронную почту Архива заполненную анкету пользователя, сканированную копию паспорта, сканированную копию визы (при наличии), сканированную копию рекомендательного письма от учебного/научно-исследовательского учреждения (при наличии), в случае отсутствия рекомендательного письма личное заявление, аналогичное форме заявления для российского гражданина (Приложение № 1).
3. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛей К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним ограниченного доступа:
3.2.1. Содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
3.2.2. Имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
3.2.3. Содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
- является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
- является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
- является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
- имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.
3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, переданным по договору в Архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
3.6. В случае нарушения пользователем пунктов 4.2.2, 4.2.7, 4.2.9, 4.2.16 Правил подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним пользователю не выдаются с даты подачи Архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.
4. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ4.1. Пользователь имеет право:
4.1.1. Посещать читальные зала Архива, изучать дела, документы в виде подлинников и копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства, в том числе автоматизированные, к делам, документам.
Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
4.1.2. Получать платные услуги с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг.
4.1.3. Получать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальные залы, графике работы читальных залов, порядке и условиях предоставления услуг Архивом.
4.1.4. Получать консультации специалистов Архива о составе и содержании дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
4.1.5. Заказывать в читальных залах или через личный кабинет Единой архивной информационной системы на сайте Архива дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования.
4.1.6. Заказывать и получать дела, документы ранее сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи, установленных пунктом 5.3 Правил, на платной основе.
4.1.7. Получать информацию о существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним.
4.1.8. Делать выписки из предоставленных им дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
4.1.9. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним их целостность и сохранность.
4.1.10. Пользоваться оборудованием читальных залов, предназначенным для работы пользователей.
4.1.11. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети Архива, если это не влияет на работу других пользователей.
4.1.12. Заказывать либо изготавливать самостоятельно собственным техническим средством копии архивных дел, документов в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на платной основе при соблюдении требований пунктов 6.4 – 6.7, 6.11 Правил.
4.1.13. Заказывать копии дел, документов либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 4.1.12 Правил, на платной основе.
4.1.14. Вносить в читальные залы и выносить предметы письма, личные вещи, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
4.1.15. Привлекать в случае необходимости к работе в читальных залах сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.6 Правил.
4.1.16. Предоставлять Архиву библиографические данные публикаций, экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, адреса Интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, находящихся на хранении в архиве, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
4.1.17. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальных залах к специалистам, к директору Архива.
4.1.18. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для сведения пользователей.
Отказ или отсрочка в выдаче дел, документов допускается в случаях:
- наличия копий фонда пользования (за исключением выдачи, предусмотренной Правилами: глава XIV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24);
– признания находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном состоянии в соответствии с Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (утв. приказом Росархива от 25.06.2020 № 75);
– ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
– необходимости выполнения служебных заданий работниками Архива с использованием затребованных пользователем дел, документов (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти и местного самоуправления, подготовка сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.) при этом срок, в течение которого такие дела, документы не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней с момента заказа их пользователем;
– выдачи дел, документов во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов;
– экспонирования дел, документов на выставке;
– выдачи дел, документов другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней с момента заказа их пользователем.
В читальные залы не выдаются дела, документы, не прошедшие научного описания и технического оформления.
4.2. Пользователь обязан:
4.2.1. Соблюдать настоящие Правила и разработанные на их основе локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах Архива.
4.2.2. Соблюдать распорядок работы читальных залов, общественный порядок, тишину и чистоту в читальных залах во время работы, а также права и законные интересы других пользователей и работников Архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальные залы.
4.2.3. Сдавать на хранение при входе в читальные залы верхнюю одежду, сумки, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в пункте 4.1.14 Правил.
4.2.4. Вносить в читальные залы предметы, указанные в пункте 4.1.14 Правил, в прозрачном пакете.
4.2.5. Сдавать пропуск специалисту при каждом посещении для регистрации в журнале учета посещений читального зала.
4.2.6. Проверять при получении заказанных дел, документов, копий фонда пользования и справочно-поисковых средств к ним их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждого из них.
4.2.7. Обеспечивать при использовании целостность и сохранность дел, документов и справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
4.2.8. Незамедлительно сообщать специалисту об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
4.2.9. В целях обеспечения сохранности дел, документов, справочно-поисковых средств к ним в читальных залах не разрешается:
4.2.9.1. Выносить дела, документы, справочно-поисковые средства к ним из читальных залов, передавать их другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в п. 2.6. Правил), брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в п. 2.6. Правил).
4.2.9.2. Повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, в том числе:
писать на листах дел, документов, пачкать, рвать, резать листы дел, документов, загибать их углы, вырывать листы из дел, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;
вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;
писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, калькировать документы;
вкладывать в дела, документы посторонние предметы, оставлять в делах закладки;
оставлять открытыми дела, документы на время отсутствия пользователя в читальном зале;
пользоваться при непосредственной работе с делами, документами клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, чернильной авторучкой, корректирующей жидкостью (штрихом), стикером, копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;
применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов;
делать пометы на карточках при использовании каталогов;
переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов.
4.2.10. Заполнять листы использования полученных дел, документов, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т. п.).
4.2.11. Сдавать специалисту после окончания работы при каждом посещении читальных залов предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним.
4.2.12. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
4.2.13. Не производить на компьютерах читальных залов Архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читальных залов Архива для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.
4.2.14. Не заходить в служебные помещения Архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами Архива, находящимися вне пределов читальных залов.
4.2.15. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.6 Правил).
4.2.16. Выполнять законные требования сотрудников Архива, охранной службы и службы пожарной охраны Архива в чрезвычайных ситуациях (авария, пожар, угроза террористического акта).
4.2.17. Предъявлять сотруднику охранной службы Архива, в случае необходимости, имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в пункте 4.1.14 Правил.
4.2.18. Сообщать специалисту о невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, для продления срока их нахождения в читальных залах (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.
4.2.19. Сообщать в Архив об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала.
4.2.20. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные (номер фонда, номер описи, номер дела (единицы хранения), номера листов).
4.2.21. Нести ответственность за хищение, порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу Архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.22. Нести ответственность за нарушение режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫХ СРЕДСТВ5.1. Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (Приложения № 5, 6).
Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним выдаются пользователям под роспись в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
5.2. Выдача дел, документов из хранилища осуществляется по заказам пользователей, в соответствии с письменным разрешением директора Архива.
Оформление письменных разрешений по заказам пользователей специалист производит один раз в день.
5.3. Пользователь может заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные – не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, которое одновременно может находиться у пользователя, не должно превышать 20 дел (единиц хранения) общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.
5.4. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более 10 рабочих дней.
5.5. Справочно-поисковые средства к делам, документам выдаются в течение 1 часа.
5.6. Дела, документы выдаются пользователям, независимо от времени подачи заказа, к 9-30 через 1 рабочий день читального зала.
Иногородним пользователям дела, документы выдаются:
– при подаче первого заказа до 13-00 текущего рабочего дня читального зала – к 9-30 следующего рабочего дня читального зала;
– при подаче заказа после 13-00 текущего рабочего дня читального зала – к 13-30 следующего рабочего дня читального зала;
– при подаче второго и последующих заказов, независимо от времени подачи заказа, дела выдаются к 9-30 через 1 рабочий день читального зала.
5.7. Копии фонда пользования, независимо от времени подачи заказа, выдаются к 9-30 на следующий рабочий день читального зала.
5.8. Пользователь может заказать дела, документы сверх объемов выдачи, установленных в п. 5.3 Правил, на платной основе согласно утвержденному директором Архива прейскуранту.
5.9. Пользователь может получить дела, документы ранее сроков выдачи, установленных в п. 5.6 Правил, на платной основе согласно утвержденному директором Архива прейскуранту. В таком случае дела, документы выдаются:
– при подаче первого заказа до 13-00 текущего рабочего дня читального зала – к 9-30 следующего рабочего дня читального зала;
– при подаче заказа после 13-00 текущего рабочего дня читального зала – к 13-30 следующего рабочего дня читального зала.
– иногородним пользователям дела, документы выдаются в день заказа в зависимости от технических возможностей Архива.
5.10. Пользователям, выполняющим срочные служебные задания по документам фондообразователя, дела выдаются в день заказа или на следующий рабочий день читального зала.
5.11. Продление сроков использования в читальных залах дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования не может превышать 10 рабочих дней, по согласованию со специалистом.
5.12. В случае непосещения читального зала пользователями в течение 10 рабочих дней подготовленные для него материалы возвращаются в хранилище и могут быть повторно заказаны не ранее, чем через 2 месяца.
5.13. При наличии копий фонда пользования подлинные документы в читальные залы не выдаются (за исключением выдачи, предусмотренной Правилами: глава XIV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24).
5.14. Аудиовизуальные документы предоставляются пользователям в виде электронных копий.
6. ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ6.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей Архива, ценности и физического состояния дел, документов изготавливаются электронные копии, ксерокопии.
6.2. При изготовлении копий дел, документов по заказам пользователей, в том числе фондов личного происхождения, при самостоятельном копировании дел, документов соблюдаются нормы законодательства Российской Федерации и порядок, установленный фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение в Архив.
6.3. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.4. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (Приложение № 7) и передаются специалисту для получения разрешения директора Архива. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию директора Архива может дополнительно прилагаться их перечень.
6.5. Самостоятельное копирование собственным техническим средством дел, документов производится в присутствии специалиста, который обеспечивает подготовку дел, документов для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования. Время, когда производится самостоятельное копирование, определяется по согласованию со специалистом.
6.6. При самостоятельном копировании используется собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов.
6.7. Копирование дел, документов по заказам пользователей производится за их счет по утвержденному директором Архива прейскуранту в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня.
6.8. Пользователь может заказать копии дел, документов либо изготовить собственным техническим средством копии дел, документов во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в п. 6.8 Правил на платной основе согласно утвержденному директором Архива прейскуранту.
6.9. Виды изготавливаемых копий (электронные копии, ксерокопии) устанавливаются директором Архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
6.10. Не производится копирование:
– архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, а также документов, которым может быть нанесен ущерб при копировании;
– справочно-поисковых средств к делам, документам (описи, каталоги, картотеки, а также базы и банки данных и другие архивные справочники).
Не осуществляется самостоятельное копирование подлинников дел, документов:
- имеющих копии фонда пользования;
- отнесенных к категории особо ценных;
- признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с Порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
- с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу;
– справочно-поисковых средств к делам, документам (описи, каталоги, картотеки, а также базы и банки данных и другие архивные справочники).
6.11. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под роспись в заказе на копирование документов, а также пересылаются по указанным адресам после оплаты.
_________________
Извлечение из Кодекса РФ об административных правонарушениях:
Ст. 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, – (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 № 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.
Извлечение из Уголовного кодекса РФ: Ст. 164. Хищение предметов, имеющих особую ценность
1. Хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность, независимо от способа хищения – наказывается принудительными работами на срок до пяти лет с ограничением свободы на срок до одного года или без такового либо лишением свободы на срок до десяти лет со штрафом в размере до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет или без такового и с ограничением свободы на срок до одного года или без такового.
2. То же деяние:
а) совершенное группой лиц по предварительному сговору или организованной группой;
в) повлекшее уничтожение, порчу или разрушение предметов или документов, указанных в первой настоящей статьи, - наказывается лишением свободы на срок до пятнадцати лет со штрафом в размере до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет либо без такового и с ограничением свободы на срок до двух лет либо без такового.