В настоящее время отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов насчитывает 16 сотрудников: начальник отдела, ведущий архивист, 4 архивиста 2 категории, 8 хранителей фондов, 2 архивиста.
В своей работе отдел руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской федерации», законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Правительства Омской области, приказами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, рекомендациями Федерального архивного агентства, распоряжениями Министерства культуры Омской области, уставом архива, приказами руководителя архива и положением об отделе.
Основные задачи отдела:
-осуществление приема документов на хранение, рациональное размещение их по архивохранилищам;
- организация хранения и обеспечение сохранности архивных фондов и документов;
- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, а также учет других архивных документов, находящихся на хранении в БУ ИсА;
- проведение работ по улучшению физического состояния документов и дел.
Одной из главных задач отдела является обеспечение сохранности документов Архивного фонда. Для этого должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах, топографирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;
- проверка наличия и состояния дел;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
Хранилища обеспечены средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.
Начальник отдела осуществляет руководство работой отдела, ведёт государственный учет архивных документов Исторического архива Омской области, осуществляет ведение и пополнение баз данных о документах постоянного хранения и по личному составу «Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в БУ ИсА».
Сотрудники отдела ведут прием дел/документов, их шифруют, картонируют и размещают в архивохранилищах в соответствии с Порядком расположения архивных фондов в бюджетном учреждении Омской области «Исторический архив Омской области», выдают архивные документы, проводят реставрацию, переплет и подшивку архивных дел.
Ежегодно в архив поступает не менее 15 000 дел.